Co jsou datové schránky?

Datovou schránku si může zařídit každý občan Česka nad 18 let. Od 1. 1. 2023 je povinná nejen pro právnické osoby, ale i pro živnostníky nebo sdružení, spolky a družstva. Datová schránka je elektronická schránka s maximální mírou ochrany a její využívání je ve většině případů rovno osobní návštěvě úřadu.

chci datovku

Tápete v datovkách? 

Jsme tu pro vás! Pokusíme se vám vše vysvětlit jasně a přehledně. Na úplný začátek je důležité poukázat na rozlišení osobní a podnikatelské datové schránky. Od toho se totiž odvíjí všechno ostatní. 

  • Od 1. 1. 2023 je datovka povinná pro právnické osoby, živnostníky, spolky a družstva. Všem, kterým nově vznikla povinnost datovou schránku mít, ji stát sám zřídí v období mezi 1. 1. a 31. 3. 2023. Schránku není možné odmítnout ani zrušit a slouží ke komunikaci se státem výhradně ohledně činnosti, kvůli které byla zřízena.
  • Naopak nepovinná je datová schránka soukromé osoby. Zřídit si ji může každý občan České Republiky starší 18 let. Osobní datovka poskytuje mnoho výhod, nijak nesouvisejících s podnikáním. Povinnost komunikace datovou schránkou platí pouze pro komunikaci se státem. Vzájemná komunikace firem skrz datové schránky povinná není, je ale výrazně levnější a rychlejší, než posílání doporučených dopisů.
  • Je poměrně běžné, že mají lidé datové schránky dvě, osobní a podnikatelskou. Je ale nutné tyto dvě schránky striktně rozlišovat a používat každou k účelu, ke kterému je určena. 
  • V posledním roce proběhl redesign datových schránek s důrazem na zvýšení uživatelské přívětivosti. Používat datovku je snadnější než kdy dřív. Portál občana umožňuje přehledně pracovat s několika schránkami, kromě vlastních i třeba se schránkou obchodní společnosti, kde je člověk jednatelem.

Datová schránka pro podnikatele a OSVČ

Povinnost užívání datových schránek od 1. 1. 2023 se vztahuje na schránky pro oblast podnikání. Stát s Vámi musí v této oblasti komunikovat skrz datovou schránku a vaší povinností je naopak skrz datovou schránku komunikovat ohledně podnikání se státem.

I v případě, že už osobní datovku máte, je oddělená od podnikatelské a pro komunikaci je třeba tyto dvě schránky rozlišovat. Pokud svou osobní datovou schránku nemáte, stát s vámi bude nadále v osobních věcech komunikovat formou dopisů. V případě, že vlastníte více podnikatelských subjektů, je třeba mít datovou schránku pro každý z nich.

A proč jsou osobní a podnikatelské datovky oddělené? Do každé se doručuje jiný typ písemností, které se často mohou řídit i jinými pravidly. Jednoduše je rozdělena vaše osobní a pracovní korespondence. Jak pro veřejnou správu, tak i pro třetí osoby je nutné vědět, v jaké roli protistrana vystupuje. Jestli se na ně obrací jako soukromá osoba, nebo třeba jako firma. Výhodný je takový systém i právě pro firmy, kde mohou mít přístup do schránky i zaměstnanci, které do osobní schránky pustit nechcete. 

Portál občana 

Do datových schránek se dá vstoupit buď přímo, nebo přes Portál občana. Zde můžete snadno přepínat mezi více datovkami, pokud je máte zřízené. Portál umožňuje neomezenou archivaci zpráv zdarma. Pozor! V případě, že zakliknete archivaci zpráv, bude však každá zpráva považovaná v okamžiku doručení za přečtenou. 

Portál Občana vám také umožní kromě notifikace do e-mailu nastavit přeposílání i zpráv samotných. Nemusíte tak datovou schránku vlastně vůbec kontrolovat, pokud pravidelně kontrolujete svůj e-mail.

Portál občana

Otázky a odpovědi

Využití datových schránek je daleko širší, než by bylo u pouhé poštovní schránky online. Jejím prostřednictvím můžete podávat daňové přiznání, odevzdávat přehledy o příjmech a výdajích OSVČ, požádat o rodičovský příspěvek nebo o výpis z trestního rejstříku, který je navíc oproti vydání na Czechpointu zdarma. Řidiči mohou ocenit možnost podání žádosti o vystavení řidičského průkazu, výpis z bodového hodnocení řidiče, nebo automatické upozornění o blížícím se konci platnosti STK.

Jejím prostřednictvím je možné přihlásit se do informačních systémů sociální i finanční správy. Kromě komunikace se státem lze také využít pro efektivní spojení s bankami, pojišťovnami a množstvím dalších subjektů.

Existují dva způsoby, jakými vám stát může předat přihlašovací údaje pro aktivaci vaší datové schránky. Pokud už máte svou osobní datovku, přihlašovací údaje k nové podnikatelské vám budou zaslány jejím prostřednictvím. Pokud osobní schránku nemáte, údaje vám přijdou poštou formou dopisu, spolu s jednoduchým návodem.

Státem zřízenou datovou schránku není možné ignorovat. Pokud se do ní během patnácti dnů od doručení přístupových údajů nepřihlásíte, bude aktivována automaticky a případné písemnosti do ní mohou začít chodit. Přihlásit se do ní můžete i kdykoliv po uplynutí této lhůty. Pro obavy z aktivace ale není důvod. V datové schránce si snadno nastavíte notifikace na váš e-mail a žádnou poštu nepřehlédnete.

Možnosti jsou dvě. První z nich je přihlášení online přes Identitu občana. Tou je například Bankovní identita, MojeID nebo mobilní klíč eGovernmentu. Umožní vám přihlásit se k datovce na mojedatovaschranka.cz i bez zadání přístupových údajů, které se vám následně zobrazí na displeji. Pokud identitu občana nemáte, je třeba dojít na CzechPoint a požádat o nové přístupové údaje osobně. 

 

Další informace najdete i na https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/1016.html
 

Stát zřizuje povinné datové schránky všem živnostníkům, bez ohledu na to, jestli mají živnost aktivní, nebo pozastavenou. Není se ale čeho bát! V případě, že je vaše živnost neaktivní, nemá stát prakticky žádný důvod vás ohledně ní kontaktovat. Pokud ale datovou schránku nechcete a víte, že se ke svému podnikání vracet nebudete, jedinou cestou jak se nové povinnosti vyhnout, je živnost zrušit. Povinnost datové schránky pro vás pak přestane platit a je možné ji deaktivovat. Úplně zrušená bude schránka až po třech letech od deaktivace, nicméně po tuto dobu do ní nebudou chodit žádné písemnosti.

V datových schránkách najdete mnoho věcí jednoduše a na jednom místě. Podívejte se na příklady toho, v čem je výhodné datovky používat.

  • Snadný přístup a zprovoznění služby — Stačí se přihlásit a můžete začít úřadovat.
  • Kdykoliv a kdekoliv — Pokud máte přístup k internetu, můžete se přihlásit kdy a kde chcete. Už žádné chození na úřady!.
  • Možnost přístupu —  Do své datové schránky můžete umožnit přístup i dalším osobám, například firemní účetní. Pomocí nastavení můžete určit, jaké bude mít ve schránce pravomoci.
  • Rychlé odeslání a okamžité doručení — Jakmile zprávu odešlete, nemusíte se o ni dále starat. Obratem dorazí svému adresátovi.
  • Prokazatelnost doručení — Odeslanou zprávou lehce dokážete, kdy a co jste poslali.
  • Přihlášení do informačních systémů sociální i finanční správy — Prostřednictvím přihlášení do datové schránky můžete sledovat stav svých účtů důchodového a sociálního pojištění, daňových povinností apod. 
  • Poštovní datové zprávy — Můžete si aktivovat doručování zpráv od bank, pojišťoven, dodavatelů a dalších subjektů. Můžete jim také své zprávy zasílat. 
  • Neomezená kapacita — Bez ohledu na počet zpráv kapacita schránky není limitována. Po 90 dnech se pošta maže, je ale možné jí archivovat v placeném datovém trezoru, nebo zdarma přes portál občana. Možnost je také stáhnout si zprávu do vašeho počítače.
  • Bezpečnost a důvěryhodnost — Komunikace probíhá přes zabezpečený protokol a po ověření identity. Je tak zcela bezpečná.
  • Komunikace s úřady v datové schránce je zdarma, zatímco dopis už stojí kolem 80 korun.

Nemusíte nadále platit za vystavení papírových dokumentů a výpisy z registrů na Czechpointu. Vše vyřídíte zdarma skrze rozhraní

 CzechPOINT

K datovým schránkám se váže povinnost podat daňové přiznání elektronicky. Lhůta pro podání je ale prodloužena o jeden měsíc, letos tedy do 2. 5. 2023. V tomto případě není nutné datovky rozlišovat, daňové přiznání můžete podat jak prostřednictvím osobní, tak podnikatelské.

Není ale nutné podávat přiznání přímo datovou schránkou. Nejsnazší způsob elektronického podání je přes portál mojedane.cz, do kterého se můžete přes datovou schránku přihlásit a vše vyplníte jednoduše online.

Nevíte jak na to? Nezoufejte! Digitální Česko pro vás připravilo návod jak vyplnit daňové přiznání krok za krokem

Samozřejmě! V seznamu najdete jak identifikátory jednotlivých subjektů, tak i informaci, zda se jedná o orgán státní správy, podnikatele nebo třeba fyzickou osobu. Pokud jde o fyzické osoby, původně byly v seznamu uveřejňovány automaticky a odstraněny pouze na vyžádání (tzv. opt-out). To byla chyba, která však už je odstraněna. Novela zákona stanovuje, že schránky fyzických osob budou v seznamu datových schránek vedeny naopak pouze na výslovnou žádost (tzv. opt-in). Novela vstoupí v platnost 1. 2. 2024.

Seznam držitelů datových schránek

Můžeme si u vás uložit cookies?

Co že to znamená? Cookies jsou malé datové soubory, které slouží např. k tomu, aby si web pamatoval vaše nastavení a to, co vás zajímá, nebo abychom jej zlepšovali. Pro ukládání různých typů cookies od vás potřebujeme souhlas. Web bude fungovat i bez souhlasu, s ním ale o něco lépe. Více informací.